Fraudebeheersing

Over boekjaar 2024 is er een frauderisicoanalyse uitgevoerd om voor de Gemeente Nissewaard in kaart te brengen waar de frauderisico’s aanwezig zijn.
Deze frauderisico analyse kan worden opgedeeld in een tweetal onderdelen:

Frauderisico’s binnen de processen
Proces overstijgende frauderisico’s

Frauderisico’s binnen de processen:

Dit betreffen de frauderisico’s welke betrekking hebben op een specifiek proces binnen de Gemeente Nissewaard. Deze risico’s doen zich alleen voor binnen het proces en de te nemen maatregelen zien dan ook specifiek toe op maatregelen binnen dit proces.
Eind 2024 hebben we opnieuw een frauderisicoanalyse uitgevoerd op alle aandachtsgebieden.
Het is van belang om een zo volledig mogelijk beeld te hebben van de frauderisico’s die relevant zijn voor de gemeente Nissewaard. Om de volledigheid te borgen is de frauderisicoanalyse opgesteld op basis van gesprekken en informatie vanuit de gehele organisatie. Er is gesproken met inhoudelijk verantwoordelijke medewerkers, teammanagers van alle afdelingen en daarnaast is de frauderisicoanalyse besproken met de eenheidsmanagers. De frauderisico’s zijn geüpdatet ten opzichte van de voorgaande versie. Ook zijn de risico’s uitgewerkt op basis van de 6 w-vragen (Wie, Wat, Waarom, Wanneer, Waarmee en Waar gedocumenteerd). Op deze manier worden de beheersmaatregelen die we als gemeente hebben getroffen beter uitgewerkt en geeft de analyse een beter inzicht in hoe we de frauderisico’s terugbrengen naar een acceptabel niveau.

Proces overstijgende frauderisico’s:

Dit betreffen de frauderisico’s welke niet toezien op één specifiek proces, maar betrekking hebben op meerdere processen en/of de gehele organisatie.
Vanuit de NV COS worden er twee proces overstijgende frauderisico’s genoemd:

Het risico dat management interne beheersingsmaatregelen doorbreekt (240.32)
Het risico ten aanzien van de opbrengstenverantwoording (240.27)

Voor deze frauderisico’s zijn er geen mitigerende maatregelen binnen een proces alleen, maar zijn de mitigerende maatregelen ook proces overstijgend. Binnen de Gemeente Nissewaard zijn er een aantal maatregelen genomen om de bovenstaande (procesoverstijgende) frauderisico’s te mitigeren:

Klokkenluidersregeling
Vertrouwenspersonen
‘Het goede gesprek’ (dat jaarlijks tussen de manager en de medewerker wordt gevoerd)
Verklaring Omtrent Gedrag
Eed en/of Belofte die moet worden afgelegd bij indiensttreding
On boarding proces (zowel voor eigen personeel als inhuur)

In 2022 is er een eerste stap gezet tot het in kaart brengen van de frauderisico’s binnen de afzonderlijke processen. Voor 2023 is dit verder doorgevoerd en is er voor het eerst een uitgebreidere frauderisicoanalyse opgesteld waarbij bijna alle processen beoordeeld werden en werd er ook uitgebreid gekeken naar de proces overstijgende frauderisico’s en de te nemen mitigerende maatregelen.
In 2024 hebben we gekeken of we alle processen hebben beoordeeld, hebben we de bruto en netto frauderisico’s geclassificeerd, hebben we de restrisico’s aangescherpt en hebben we eveneens gekeken naar de proces overstijgende frauderisico’s en de te nemen mitigerende maatregelen. Daarnaast zal team audit in 2025 starten met het controleren of de beheersmaatregelen zoals deze zijn opgenomen in de analyse ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.