Bedrijfsvoering

In dit onderdeel van de paragraaf wordt sinds 2023 een toelichting gegeven op de rechtmatigheidsverantwoording zoals opgenomen in de jaarrekening. De toelichting zit op de drie criteria die van toepassing zijn, namelijk het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Er wordt kort een toelichting gegeven en ook een aanpak om de fouten in de toekomst te voorkomen of beperken. Tevens wordt een toelichting gegeven op de onduidelijk in de verantwoording.

Toelichting afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording

Begrotingscriterium
Dit criterium heeft betrekking op alle financiële beheershandelingen die ten grondslagen liggen aan de baten, de lasten en de balansmutaties. Deze dienen tot stand te komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s. Ook dient gekeken te worden naar de beschikbaar gestelde investeringskredieten en de uitputting daarvan.
Er is sprake van € 4,7 miljoen aan begrotingsonrechtmatigheid. Dit bedrag is hoger dan voorgaande jaar (2023: € 4,3 miljoen). Het bedrag bestaat uit overschrijdingen op de begroting, maar ook uit onderschrijdingen op de begroting.
Een deel van de totale begrotingsonrechtmatigheden, namelijk € 1,3 mln. van de € 4,7 miljoen, kunnen aangemerkt worden als acceptabele overschrijdingen. Dit zijn de overschrijdingen die passen binnen de afspraken die gemaakt zijn tussen het college en de raad in de financiële verordening.

De acceptabele onrechtmatigheden zien toe op:

• Overschrijdingen op programma’s die het college niet had kunnen voorzien.
• Overschrijdingen op het krediet Sterrenkwartier omdat dit krediet onjuist meegenomen was verwerkt in de begroting.
• Overschrijdingen op kredieten die kleiner zijn dan € 25.000.

De niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheden van € 3,3 miljoen zijn als volgt toe te lichten:

• Een overschrijding van de inkomsten op een tweetal kredieten voor een totaalbedrag van € 0,1 miljoen. Er was bij deze kredieten geen rekening gehouden met een inkomst, terwijl deze wel in gerealiseerd. Deze overschrijdingen zijn daarmee onrechtmatig.
• Een onderschrijding op de lasten op de volgende programma’s
  • Op programma 2 is € 7,1 miljoen minder besteed dan begroot. Een belangrijk deel van deze onderbesteding, namelijk € 6,5 miljoen, is rechtmatig omdat hier een lagere onttrekking uit de reserves tegenover staat. Het restant van € 0,6 miljoen is aangemerkt als onrechtmatig. Dit zijn lagere bestedingen die de organisatie eerder behoorde te weten en had moeten melden. Deze lagere bestedingen hebben betrekking op de budgetten voor beheersystemen, schoolomgevingen, bestratingen en beheer en projecten.
  •  Op programma 3 is € 0,9 miljoen minder besteed aan de omgevingswet dan begroot. Dit zijn lagere bestedingen die de organisatie eerder behoorde te weten en had moeten melden. Van dit bedrag wordt € 0,4 miljoen gecompenseerd door lagere baten en is € 0,5 miljoen aangemerkt als onrechtmatig.
  • Op programma 5 is minder besteed aan de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne. Het grootste deel van deze onderbesteding wordt gecompenseerd door lagere baten, een deel van € 1,2 miljoen niet. Dit zijn lagere bestedingen die de organisatie eerder behoorde te weten en had moeten melden.
• Een overschrijding op de baten op de volgende programma’s
  • Op programma 1 is € 0,2 miljoen meer aan baten gerealiseerd met betrekking tot inkomsten vanuit de samenwerking in het regiobudget en de leges nationaliteitsrecht. Dit zijn hogere baten die de organisatie eerder behoorde te weten en had moeten melden.
  • Op programma 2 is € 0,8 miljoen meer aan baten gerealiseerd met betrekking tot de opbrengsten uit snippergroen en bestrating derden. Dit zijn hogere baten die de organisatie eerder behoorde te weten en had moeten melden.

Om onrechtmatigheden zoveel als mogelijk te voorkomen zal in het najaar van 2025 een uitgebreidere analyse plaatsvinden op afwijkingen ten opzichte van de begroting zodat wijzigingen ten opzichte van de begroting nog in het boekjaar 2025 aan de raad voorgelegd kunnen worden. Hierbij zal expliciet aandacht zijn voor het tijdig melden van overschrijdingen op de lasten maar ook onderschrijdingen op de baten, onderschrijdingen op de lasten en overschrijdingen op de baten.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern (door de raad vastgestelde verordeningen) als extern (landelijke en Europese regelgeving). Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties zoals door de raad zijn vastgesteld.
De controle op naleving van de Europese regelgeving ten aanzien van het aanbesteden van opdrachten die de gemeente verstrekt heeft geleid tot een rechtmatigheidsfout van € 3,4 miljoen
Uit de intern uitgevoerde spendanalyse blijkt dat contracten zijn afgesloten met een contractwaarde boven de Europese aanbestedingsgrens zonder dat deze Europees zijn aanbesteed en dat losse opdrachten bij eenzelfde leverancier gezamenlijk boven de aanbestedingsgrens uitkomen. Op basis van een steekproef wordt de omvang van de lasten die samenhangen met deze contracten en opdrachten geraamd op € 0,6 miljoen Daarnaast is sprake van een doorwerking van geconstateerde fouten uit vorig boekjaar voor € 2,8 miljoen.
De rechtmatigheidsfouten worden veroorzaakt door zowel losse opdrachten die gezamenlijk boven de aanbestedingsgrens uitkomen, als ook opdrachten die niet op de juiste wijze in de markt gezet zijn.
Naar aanleiding van de geconstateerde fouten in eerdere boekjaren is in het tweede kwartaal van 2023 een taskforce opgezet om de rechtmatigheidsfouten zo veel als mogelijk te beperken. Tevens is er vanuit de afdeling inkoop gestart met het uitrollen van een verbeterplan. Deze maatregelen laten nu de eerste resultaten zien. In 2025 zal daarom ingezet blijven worden op de maatregelen om onrechtmatige inkopen te voorkomen en de doorlopende fouten af te bouwen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of het niet of dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.
Er zijn geen bevindingen boven de rapportagegrens.

Toelichting onduidelijkheid
Naast de geconstateerde rechtmatigheidsfouten is er sprake van een onduidelijkheid. Deze onduidelijkheid ziet toe op mogelijke staatssteun. Omdat deze onduidelijkheid de verantwoordingsgrens niet overstijgt is deze, conform de bepalingen in de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV, niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De totale onduidelijkheid bedraagt € 3,0 miljoen. In 2025 zal een (juridische) beoordeling worden uitgevoerd. Op basis van die beoordeling zal worden bepaald of, en zo ja welke, verdere stappen nodig zijn.
Om te voorkomen dat we in de toekomst nieuwe onduidelijkheden constateren zal de interne procedure beoordeeld worden en waar nodig worden aangepast.